インフォメーション・テクノロジー(IT)の発達によって、ビジネスにもe‐メールが欠かせないツールです。
 しかし、そこにも常識やマナーがありますから、気を付けなければなりません。まずe‐メールは、略式ビジネス文書であると認識することです。
 例えば、「開封確認メッセージの要求」は、基本的にはマナー違反とされています。必要な時には、「誠に失礼ながら、開封確認メッセージをご返信ください」という一文を入れるなどの配慮があれば、「よくお分かりの人だな」と思ってもらえるでしょう。

 下記に◆e-メールの常識・マナーのポイントを示しておきますので、ご参考にしてください。

(1)件名は用件を端的に表す言葉で
 
(2)基本的に時候の挨拶などは簡略に

(3)情緒的表現よりも具体的要点を

(4)長文よりも箇条書きでわかりやすく

(5)詰め打ちせずに、改行や一行スペースを入れて見易く

(6)変換ミスや誤字・脱字は赤っ恥

(7)絵文字や喜怒哀楽マークは厳禁

(8)必ず署名をつける
   ・会社名 ・所在地 ・郵便番号 ・役職 ・氏名
   ・電話番号 ・FAX番号 ・メールアドレス
 ※ 相手が単純にメール返信をするかどうかは相手次第。署名欄を見れば   全てわかるようにする。

(9)宛先・C.C.・B.C.C.の使い分け
   ・宛先はこのメールを送る直接の相手
   ・C.C.(カーボン・コピー)は、このやり取りが存在することを確認
    しておいてほしい相手
   ・B.C.C.(ブラインド・カーボン・コピー)は、宛先やC.C.の相手に
    知られることなく、そっと伝えておきたい相手
 ※ 不要C.C.や不要B.C.C.は仕事の邪魔
 ※ あくまでも情報には個人情報保護法や守秘義務などがつきまとう。
   細心の注意をもって使用すること。

(10)もらったメールには即日返信、遅くとも翌日までに返信

(11)返信に時間がかかる場合は、その旨を一旦返信

(12)話すことができる相手にメールを送って、避けていると思われること
   もあるから要注意

(13)私用メールは原則禁止



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ビジネススキル研究所  鶴田 慎一  拝