震災復興・原発問題と喫緊の課題だらけの日本ですが、今年も新入社員を迎える季節となりました。
 期待と不安の中で社会に出るということは誰もが経験することですが、やはりまずはしっかりと基本を学ぶことです。
 挨拶・お辞儀・ビジネスマナー・業務知識・商品知識など、新人や若手社員は強い意識を持って努力していかなければなりません。
 そこで、本日は「ビジネス文書の書き方」について簡単にまとめさせていただきました。
 新人の皆さん!厳しい時代ですが、困難な時ほど人は育つものです!しっかり努力して、新しい時代を切り拓いてください!

(1)ビジネス文書の条件

 ビジネス文書には書体や表現の仕方、文章の構成法などで一定の形式・ルールがあり、拝啓・拝復・前略という頭語と時候の挨拶、先方の会社の繁栄を祝う御隆昌・御繁栄などの言葉を入れる。最後に末文を入れ、頭語に対応する結語が必要である。
 文面には一貫して敬語を用い、常に相手を立てることが必要である。相手の立場に立ってこそ、動機づけや納得させる訴求力を持った表現ができるということなのである。

<ビジネス文書3つの条件>

1. 私信ではないから、常に相手を立てる表現や文体を用いる。
2. 相手に対して正確にこちらの真意や事情を伝え、理解しやすいように
文学的な修飾語や形容詞を用いず、正確な標準語を使う。
3. 相手に行動や決意を促すための説得力・論理性・緊急性をもたせる表現法も必要。

(2)ビジネス文書の知識

① 頭語と結語
 ●社外用は主に、「拝啓→敬具」「前略→草々」「拝復(返信)→敬具」の3種類
 ●社内用は、頭語は一切不要。結語には「以上」を使う。

② 前文例(社内用は原則として省略)
  貴社ますますご清栄のこととお慶(喜)び申し上げます

③ 挨拶文例(前文と主文の間に使う)
  平素より格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

④ 主文の書き出し例
  イ.前文の後、直ぐに主文に入る場合 → 「さて」
  ロ.返信の場合 → 〇月〇日付貴状拝見いたしました。
            ご依頼の・・・・についてご回答申し上げます。

⑤ 末文例(社外用)
<依頼・お願い>
・まずは取り急ぎご依頼まで
・お引き立てのほど、ひとえにお願いいたします
・ご指示のほど宜しくお願い申し上げます
・今後とも倍旧のお引き立てのほどお願い申し上げます

<照会>
・まずはとり急ぎご照会まで
・ご照会申し上げます

<断り>
・残念ながら貴意に添いかねますので、
・あしからずご了承下さいますようお願い申し上げます


 ビジネス文書をシリーズにして書き込みますから、ステップ バイ ステップでしっかりと地に足をつけて、身につけていってください。
 


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ビジネススキル研究所  鶴田 慎一  拝